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Word2007/2003界面与功能定制详解

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微软word在现代化办公中占有举足轻重的地位,现在常用的有word2000、WordXP、 Word2003 、 Word2007 四个版本,前面三个版本的工作环境都由传统的菜单栏、工具栏等组成且操作方法几乎一致,Word2007中却几乎找不到菜单栏和工具栏的影子,取而代之的是功能区( Ribbon )。但不论哪个版本,它的默认环境并不是符合每个人的习惯,可喜的是其中都提供了强大的定制功能,不仅可以定制界面、操作方式,还可以通过它提供的 VBA (Microsoft Visual Basic for Applications)为其定制新功能,在Word2007中出现的功能区更是让定制进入专业化阶段。由于Word2007和以前版本相比界面有着重大的变化,所以,下面将基于Word2003和Word2007来介绍如何对Word的界面和功能进行定制。

 

1 标题栏

Word窗口的标题栏上显示了当前正在编辑的文档名称,但没有告诉文档存放的位置,在实际工作中,特别是存在多份同名文档时常常需要知道文档的存放位置。这时可以利用 宏 来完成这一转变,在Word2003中,选择“工具-宏-宏”菜单项(在Word2007中,选择“ 视图 ”功能区下的“宏/查看宏”命令),在出现的“宏”对话框中“宏名”处输入“AutoOpen”,“宏的位置”选择“Normal.dot(共用 模板 )”(Word2007中为“Normal.dotm(共用模板)”),单击“创建”按钮。这时会打开VBA代码编辑环境,在Sub AutoOpen()…End Sub之间写入答案吗ActiveWindow。Caption=ActiveDocument.FullName,关闭VBA编辑环境,返回Word窗口。重新打开“宏”对话框并运行刚编写的宏AutOpen,或再次打开Word文档,在标题栏中便会将文档所在位置的绝对路径和全名显示出来。

这种做法只对已经存在的文档有作用,对于刚建立的文档是不会显示存放位置的,除非保存文档后运行宏或关闭后重新打开。另外,若想该位置只对当前文档有效,可在“宏”对话框中“宏的位置”处选择含有当前文档名称的对应项。在这种情况下,若是在Word2007中,由于宏只作用于后缀为docm的文档,所以记得要将文档另存为 docm 后缀,否则宏将不能被保存。

2 菜单栏

Word2003中的菜单显示的是最近使用过的命令,这给操作带来了很多方便之处。但由于它是一个公用型的软件,针对所有可能的情况还是在菜单中写入了大量的功能,而有些功能对某些使用者来说,可能一辈子也不会用到,留在菜单上只能是一种装饰,这时可以将它从菜单中删除。反之,有些功能常用却是分散的,这时可以根据实际需要,将它们集中在一起方便使用。

2.1 修改主菜单

选择“工具/自定义”菜单项,打开“自定义”对话框,选择“命令”选项下“类别”列表中的“新菜单”,拖放“命令”列表中的“新菜单”到需要的主菜单位置,一个名为“新菜单”的主菜单就添加完毕了。此时在这个新菜单上右击户打开一个快捷菜单,在其中“命名”菜单项之后的文本框中就可以修改菜单名称和访问键。另外,若不需要某个菜单可以在其上右击后在出现的菜单中选择“删除”即可。

2.2 修改子菜单

方法与2.1基本相同,只是在“类别”列表中选择的命令类别不同。另外,当按下快捷键Ctrl+Alt+减号(主键区)时,鼠标变为一个加粗的减号,此时用鼠标单击不需要的菜单项可以删除;按下快捷键Ctrl+Alt+加号(主键区),鼠标变为一个加粗的加号,此时被单击的二级下拉菜单项将被复制一份到相应的上级菜单(这种操作并不是对所有的子菜单都有效)。

2.3 修改快捷菜单

使用2.1的操作打开“ 自定义 ”对话框,在“工具栏”选项卡的列表中选择“快捷菜单”,屏幕上会出现“快捷菜单”工具栏,此时在“命令”选项卡的“类别”列表中选择所需命令类别,并在“命令”列表中选择所需命令拖放到待增加啊子菜单的快捷菜单下的相应位置即可。反之,将不需要的菜单项拖回“自定义”对话框即可删除。

2.4 菜单访问键(用Alt或F10激活)

 

菜单访问键是提供给用户用键盘操作菜单的,在传统的菜单中几乎所有的菜单都有访问键,Word2003中 访问键的定制可以按照2.1来完成成。这里要提出的是,在Word2007中虽然取消了传统的菜单栏,但菜单访问键依然存在,而且在不与Word2007冲突的情况下,Word2003中的默认菜单访问键在2007中仍然可以使用。

 

3 工具栏

工具栏是菜单的一种快捷操作方式, Word2003 中工具栏和菜单栏的定制方法基本相同,都是在“自定义”对话框打开的状态下完成的,区别只有两点,一是放置命令的目的地不同,二是大多数的工具都可以通过右键菜单定制工具的图标、显示方式等样式。

Word2007 中的工具栏(即“快速访问工具栏”)只有很少的几个按钮,位于窗口左上角“office按钮”的一侧,由保存、撤销和重复三个工具组成,以前常用的很多工具都没有出现。要添加、删除工具有两种方法:

方法一:通过“Office按钮”打开“Word选项”对话框,在对话框的左侧列表中选择“ 自定义 ”选项(也可以在功能区的任意位置或工具栏大的任意工具上右击并选择“自定义快速访问工具栏”直接打开“自定义”选项),右侧会出现“自定义快速访问工具栏和键盘快捷键”功能选项,在该选项的“从下列位置选择命令”列表内选择所需命令类别并找到相应命令,双击该命令或选中后单击“添加”按钮就可以将其添加到工具栏中。对不需要的命令,可以在右侧的“自定义快速访问工具栏”列表中双击或选中后单击“删除”按钮将其删除。

方法二:在功能区中找到所需命令,右击该命令会弹出一个快捷菜单,在弹出的菜单中选择“添加到快速访问工具栏”菜单项即可将该命令添加到工具栏中。若在工具栏中不需要某个工具,可以右击该工具并在弹出的快捷菜单中选择“从快速访问工具栏删除”菜单项将其删除。

在这两种方法中,对于常用命令建议使用方法二,而对那些没有在功能区出现的命令则只能使用方法一。另外,工具栏的位置也可以调整,但不像Word2003那样可以在窗口大的四边任意放置,只能放在功能区的上下。具体操作是:在方法一中出现的“Word选项”对话框下方选择“在功能区下方显示快速访问工具栏”,或在工具栏中任意工具上右击,在弹出的菜单中选择“在功能区下方显示快捷访问工具栏”菜单项。

4 功能区

功能区是 Office2007 中出现的新东西,它取代了经典菜单栏和工具栏的位置,现在对它的好坏众说纷纭,其中大多数人对它占据大片视野有看法,认为没有必要这样做且操作不方便。其实有这些看法都是因为对功能区不了解引起的,功能区也可以定制,甚至可以在功能区中加入自己定制的命令等。

功能区在屏幕上占据的位置确实有点大,但可以通过几种方法将它最小化:一是双击当前功能区标签;二是在功能区的标签区域的任意位置上右击,并在出现的菜单中选择“功能区最小化”;三是使用快捷键Ctrl+F1.而对于最小化的功能区可以单击相应的标签打开功能区使用,使用完毕功能区会自动最小化。其实这就是传统的应用级的定制方法,除此之外,Word2007还引入了开发级的定制方法。

Office2007引入了一种创新的模型,可使用可扩展标记语言XML和若干种传统变成语言之一来操作组成功能区用户界面(简称UI)的组件。由于XML是纯文本形式,因此可在任何文本编辑器中创建自定义文件,这就简化了对UI的操作。而且经过最基本的调整便可重复使用自定义UI文件在 Excel2007 或 PowerPoint2007 中,因为它们都使用了相同的编程模型。具体的自定义方法请参看Microsoft MSDN( http://www.microsoft.com/china.msdn.library/office/office.ms406046.mspx )。

5 标尺、状态栏

默认状态下Word的水平 标尺 表明了每行能容纳的字符数,垂直标尺表明每页容纳的行数,在Word2003中若要改变系统的这一默认值可以选择“工具/选项”菜单项,在“选项”对话框的“常规”选项卡下(Word2007中的在“Word选项”的“高级”选项卡的“显示”选项下)设置“度量单位”并取消选择“使用字符单位”(Word2007中为“以字符宽度为度量单位”)即可。

状态栏在Word2003中基本上无法定制,但在Word2007中却可以通过右击状态栏后在弹出的“自定义状态栏”菜单中进行定制。

 

6 快捷键

在鼠标时代到来后,快捷键就成为了一个必不可少的东西,作为对鼠标的一种辅助和补充,视窗环境下的程序都不可能离开它,当然微软的office也不例外。在 Word2003 及以前的版本中,由于使用了菜单栏,所以可以清楚地得知系统的大部分快捷键,这些快捷键主要集中在系统一级下拉菜单中,二级以下的菜单几乎没有快捷键,对于没有快捷键的菜单其实也可以通过自定义键盘来为其定制,要打开“自定义键盘”对话框有两种典型的方法:

方法一:在上述“2.1、修改主菜单”中打开的“自定义”对话框下方选择“键盘”按钮( Word2007 中选择“ Office 按钮-Word选项-自定义”选项卡下方的“自定义”按钮)。这种方式打开的“自定义键盘”对话框中分类列出了所有的菜单命令,需要自行查找待定制的命令,所以不建议采用。

方法二:使用快捷键Ctrl+Alt+Num+(即Ctrl+Alt+小键盘区的加号)。当按下这组快捷键后,鼠标会变成一个梅花状,此时运行需要定制快捷键的功能就会弹出“自定义键盘”对话框,这种方式打开的对话框中只有刚才运行功能的命令,所以对于常规命令的定制建议使用这种方法。

使用上面的方法打开“自定义键盘”对话框后,将窗口焦点移至“请按新快捷键”下的文本框并按下需要的快捷键,然后单击“指定”按钮即可;若不需要某个快捷键可以在该对话框的“当前快捷键”列表中选择并单击“删除”按钮即可。利用这种方法可以增加、修改、删除绝大部分系统功能的快捷键,甚至还可以为多数二级及以下的菜单定义快捷键。

在Word2007中快捷键依然存在,定制方法与Word2003基本相同,而且与菜单访问键一样,在不与Word2007冲突的情况喜爱,Word2003默认的快捷键在2007中同样可以使用。

7 功能定制

Word的每一项功能都对应一个命令,而命令名称多数都可以通过上述“6 快捷键”中的方法二,在“自定义键盘”对话框的“命令”列表中找到,而且这些命令多数是可以通过 VBA 来进行定制的。除此之外,通过编写新功能或利用 模板 和 加载项 也可以为Word进行功能扩展。

7.1 屏蔽或扩展系统功能

首先找到待屏蔽的功能命令的名称,通过“1、标题栏”的操作打开“宏”对话框,在“宏名”下输入找到的命令名称并单击“创建”按钮进入VBA编辑环境,这时会看到一段代码,这便是要屏蔽功能的代码,在该代码前加上注释标记便会将此功能屏蔽起来。若在该功能的代码区内加入自己的代码便可以扩展该功能。

7.2 编写新功能

与7.1相同,打开“ 宏 ”对话框,在“宏名”下输入新功能名称(不能和任何系统功能名称相同),单击“创建”按钮进入VBA编辑环境并加入自己的功能代码,保存后退出VBA,新功能就建立完毕,然后通过上述相应的定制方法,就可以将新功能加入到菜单栏、功能栏或功能区中。

除了上述定制之外,无论哪个版本的Word中都有很多对话框(如“ 页面设置 ”、“字体”等),这些对话框中几乎都有“默认”按钮或类似“记忆”的选项,利用它们就可以让Word记住常规设置,实现另一种意义上的定制。关于界面和功能的定制可以进行的项目还非常多,但方法大同小异。另外,上面的定制方法在同版本的 Excel  PowerPoint 中也基本可以通过。希望本文提供的方法可以帮助大家定制一个符合自己习惯的Word环境。

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