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在Word2007表格中快速录入数据的方法汇总

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  很多朋友都知道使用 Excel2007 来处理表格,但是有的时候我们也要在 word2007 的 表格 中录入数据。但是大概很多人都没有注意使用过。今天我们就为大家介绍几种方法,让你的工作能事半功倍。

    快速填充,批量输入

    在word 2007中,通过多级列表功能配合选择性粘贴可以实现快速序列或复制 填充 。具体操作如下:

选中要按序列填充的所有单元格(可以选中一行、一列,也可以按住Ctrl键同时选中多个连续或不连续的单元格),单击“开始”选项卡中“多级列表”后的下拉按钮选择“定义新的多级列表”,在“定义新多级列表”窗口的“输入编号的格式”输入框中按要求填写输入内容,比如:在原有编号前后输入“第”和“班”以显示“第1班”。在此序列数1由系统产生,你可以从下面的“此级别的编号样式”列表中选择所需数字格式。在此还可以单击“更多”按钮,在“起始编号”中输入设置开始的数值。确定后即可看到表格中已经按第1班、第2班……的序列填好了。最后趁单元格还处于选中状态。按“Ctrl+C”键复制,再单击“开始”选项卡中“粘贴”下的下拉按钮,选择“ 选择性粘贴 ”,在弹出的窗口中选择以无格式文本方式进行粘贴即可。

    下拉列表输入

    把输入光标定位到需要选择输入的 单元格 ,单击“开发工具”选项卡下“ 控件 ”的“组合框”,即可在该单元格输入一个组合框。单击选中插入的控件,再单击“开发工具”选项卡下“控件”的“属性”。在“内容控件属性”窗口中单击“添加”按钮,在“添加选项”窗口的“显示名称”中输入要添加的项目。如“建筑水电”。此时下面的值也会自动显示为建筑水电,确定后即可把“建筑水电”项添加到下拉列表中,就这样把所有想在下拉列表中显示的项都添加进去,确定后关闭“内容控件属性”窗口。

    现在你只要单击组合框所在单元格,就会显示一个下拉按钮,单击此按钮即可从下拉列表中选择输入,如果在列表中没有你要输入的内容还可以直接输入其它内容。当你选中其它单元格时下拉按钮会自动隐藏。用键盘输入时可以按方向键或Tab键选中表格中的控件并显示下拉按钮,按“Alt+↓”键打开下拉列表,然后用方向键选择,回车确认输入。

    数据表单,逐条输入

    在Word中编辑数据记录表时,若表格列数太多,在逐行输入或修改数据时就很容易出现错行输入,而且在转入下一行时也比较麻烦。Word 2007中提供的数据表单功能可以帮你克服这个难题。不过,默认并不在常用功能区中,必须添加到快速启动工具栏才能使用。

添加数据表单功能

    在快速访问工具栏上右击选择“自定义快速访问工具栏”,在打开的“Word选项”窗口中单击“从下列位置选择命令”的下拉箭头,选择“所有命令”。然后在下面的命令列表中找到“数据表单”命令(列表中命令是按 拼音 顺序排列的,很容易找到),选中“数据表单”后单击“添加”按钮把它添加到右侧的命令列表中。确定返回Word,马上可以在快速访问工具栏上看到“数据表单”命令。

    使用数据表单

    单击把输入光标定位到要输入的表格内,单击快速访问工具栏上的“数据表单”就会弹出一个“数据窗体”供输入。在这个窗口中输入一项数据后回车就会自动跳到下一项让你继续输入,输入到本行最后一项再回车,则会自动跳到下一行的第一项,当输入到 表格 的最后一行最后一项时,再回车则会在表格最后新增一行以输入新数据。这样输入时你只要逐一输入回车就行了,不必去选择下一单元格,也不用考虑表格行数够不够的问题。

    在此还可以在下面的记录中直接输人记录数,回车后直接定位到相应位置,也可以单击“查找”逐一找出相应记录行内容。

    使用数据表单时会自动把表格的第一行当成标题行,并以此作为录入窗口中各列数据的名称。因此为了正确显示以便输入,最好在设计表格时就把第一行设置为标题行。如果你的表格标题是在其它行如第三行,可先把输入光标定位到第三行表格的前面,按“Ctrl+Shift+Enter”键在标题行前插入一个空行断开表格,再使用数据表单,等输入完成后再把插入的空行删除即可恢复原表格式。

    使用控件,选择输入

    在网上填写资料时,专业、日期、性别等很多内容都可以用鼠标单击选择输入,在 Word 2007 中利用开发工具中的控件同样也可以实现这种选择输入方式,这可比键盘输入数据要快得多了。Word2007默认并不显示开发工具,所以得先启用开发工具。单击Word窗口左上角的“office"’按钮,在弹出菜单中单击“Word选项”按钮,在“Word选项”窗口中单击选中“在功能区显示‘开发工具’选项卡”复选项,确定后即可看到“开发工具”选项卡。


    日期选择输入

    日期控件的使用也是一样,选中需要输入日期的 单元格 ,单击“开发工具”选项卡下的“日期选取器”控件,在单元格中插入一个控件。单击此单元格再单击出现的下拉按钮,即可显示日期选择界面,当然也同样可以不用选择而直接输入日期,日期选择器默认的日期格式为“2008/4/19”,要修改日期格式可以选中该控件,单击“属性”,在“内容控件属性”窗口中即可自由选择日期格式。

    使用控件输入的方法,一次只能设置一个单元格,而对于记录表来说往往需要对一整列的单元格设置相同的下拉列表。对此你可以先设置好一个单元格,再选中该单元格复制粘贴到整列单元格中。此外,由于在此单元格中的内容其实只是控件而非实际数值,这样当复制到其它程序时可能丢失,但只要选中包含所有控件的行进行复制,再选择性粘贴为无格式文本即可,注意不能选中整个表格进行复制选择性粘贴哦,否则表格就没了。

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